Responsable des événements et des projets spéciaux

Type de poste: Temps plein, permanent
Sous la responsabilité du : Président directeur général
Horaires : 35 heures par semaine. Du lundi au vendredi, sauf certaines exceptions le soir et la fin de semaine
Télétravail : 3 jours en présentiel – 2 jours à distance 
Salaire : Selon l’expérience

Planifier, organiser et coordonner les événements du CILQ

• Collaborer avec la responsable des communications pour assurer la planification, l’organisation et la coordination de l’AGA, de l’événement estival, du congrès et de tout autre événement confié par la direction.
• Identifier, évaluer et recommander les lieux d’accueil potentiels en fonction des besoins de l’événement.
• Négocier les contrats avec les hôtels et autres fournisseurs pour les chambres, salles, repas et services techniques.
• Définir les besoins techniques, négocier les contrats de service et superviser leur mise en place.
• Concevoir et organiser la programmation récréative et sociale (activités sociales, garderie, gala, etc.).
• Élaborer les budgets, assurer le suivi des dépenses et veiller au respect des paramètres financiers.
• Développer et gérer le plan de commandites, recruter de nouveaux partenaires et coordonner la visibilité des commanditaires, en collaboration avec la responsable des communications.
• Participer à la conception de la programmation des événements, incluant la recherche de conférenciers et la sélection des activités.
• Assurer le suivi logistique auprès des conférenciers, de la signature des contrats à la production de la documentation, en passant par la gestion des échéanciers et des besoins techniques.
• Produire la documentation nécessaire (ordres du jour, supports visuels, documents participants) et superviser le bon déroulement des événements sur place.